Lessons Learned – lapozzunk egyet vissza!
Lessons Learned, retrospektív, visszatekintő megbeszélés – bárhogy is címkézzük, ezek a meetingek nagyon fontosak minden csapat számára, hisz rengeteg potenciállal bírnak a fejlődésük szempontjából. Ha egyébként nem is erős része a működésnek, a december, az év vége biztosan okot adhat minden szervezetben ilyen találkozásokra. Amikor egy kicsit megállunk, tükörbe nézünk, visszapörgetjük a projektjeink/feladataink/együttműködésünk képeit. A megbeszélés akkor lesz hatékony, ha felszínre tudjuk hozni a legfontosabb elakadásokat, a legmeghatározóbb tanulságokat amelyeket átbeszélve későbbiekben az egyének, csapatok már egy magasabb szinten, ezen tanulságok birtokában tudnak dolgozni. Az este indításaként helyre tettük a „Lessons learned, retrospektív” fogalmakat, majd arról beszélgettünk, hogyan is csináljuk jól ez ilyen típusú megbeszéléseket.
- Előkészítés: Szervezőként, facilitátorként itt is nagy szerep jut az előkészítésnek: fontos megfogalmazni, mi is volt az időszak/projekt célja, milyen látható akadályai és eredményei voltak a működésnek. A szervező feladata – a csoportdinamika érdekeit is figyelve- eldönteni, kik legyen ott, és az is, hogy milyen struktúrát használ a visszajelzések gyűjtéséhez.
- A visszajelzések gyűjtéséhez a START-STOP-CONTINUE és 4 négyzet módszert beszéltük át, mindkettő egyszerű és könnyen használható modell.
- Következtetések levonása: A temérdek visszajelzés és javaslat összegyűjtése után fontos a priorizálás, jellemzően az 1-3 legfontosabb javítandó terület meghatározása.
- Feladatlista, akciótervezés: felelős, határidő szintjén, melynek részletes megvalósíthatósága egy későbbi megbeszélés tárgya.
- Zárás: A visszatekintés akkor hatékony, ha a csapatnak sikerül a legfontosabb nehézségeket, legkiemelkedőbb tanulságokat azonosítani és olyan döntéseket hozni, ami a jövőbeni működésüket pozitívan befolyásolja. Ha ezt elérjük a megbeszéléssel, nyugodtan legyünk elégedettek és köszönjük meg a közös munkát!
Budapest Lean Coffee – retrospektív
A rövid elmélet után a Budapest Lean Coffee jelen lévő csapatával rögtön teszteltük is a módszert, konkrét téma mentén megdolgoztatva a csapatot. A téma adta magát: 2021 Leannovation Lean Coffee közösség működési tapasztalatai. Indulásként a jelen működés keretei és jellemzői kerültek prezentálásra (mint 4 helyszín, átlagos résztvevői szám, online/offline érdeklődés, struktúra és témák, visszajelzések..)
A témát a 4 négyzet módszerrel dolgoztuk fel, kb. 1 óra intenzív munka után született meg a színekben és post-itban gazdag elemzésünk. Meglepő visszajelzések, új ötletek, elgondolkodtató igények fogalmazódtak meg a társaság által. Nagyon hálásak vagyunk minden jelenlévőnek, hogy visszajelzésükkel segítetik a közösség fejlődését – a csoportosítás és strukturálás már megtörtént, a fejlesztések megfogalmazása és a megvalósítás megtervezése a január eleji csapatmegbeszélésünk témája lesz! A részletekkel hamarosan jelentkezünk!!!
A Lessons Learned lapunk 4. négyzetéhez passzolóan, idén is elismertük a közösség lelkesedését, a havi inspiráló beszélgetéseket és egy Lean Coffee tortával ünnepeltünk.
Lean Coffee meeting
A Kanban flipchart “To discuss”” oszlopából a „Delegálás művészete” post-it kapta a legtöbb szavazatot. A témagazda tudatosan és rendszeresen ossza le a feladatokat, azonban a munkatárs általi elvégzésük egyenetlen eredménnyel zárul – minek eredményeként sokszor magának kell elvarrni a szálakat, befejezni a feladatot. Megfogalmazódott benne a kérdés, hogy vajon jól végzi-e delegálást? A beszélgetés során felsorakoztattunk az eredményes delegálás peremfeltételeit – mint kompetencia a feladat elvégzéséhez, szabad kapacitás, hasznosság a munkatárs szemponjából. Továbbá körbejártuk a felelősségek és felhatalmazás kérdését is, magát a delegálás fogalmát. Hol és milyen részletességgel vannak rögzítve a pozícióhoz tartozó feladatok és felelősségek? Visszaadható-e a megfelelő helyre a feladat, ha az esetleg nem a megfelelő pozícióban (pl. vezetői szinten) kerül elvégzésre? (az is kiderült, hogy itt nem is delegálásról beszélünk..) A beszélgetés során megfogalmazódott, hogy a delegálás mint vezetői eszköz ott működik hatékonyan, ahol bizalommal és felhatalmazással társul. Delegálásnál a vezető a saját hatáskörébe tartozó feladatát ruházza át valakire, amelyek elvégzéséért ő a felelős. Amikor egy vezető delegál egy feladatot, akkor nem írja elő, hogyan kell elvégezni és nem is kontrollja a munkavégzést és az eredményt sem. Átadja a feladatot az ahhoz szükséges erőforrással, jogkörökkel, a feladat megoldásának felelősségével a munkatársnak.
John C. Maxwell amerikai lelkész mondása jól passzol a témához: „Ha kevés és kis dolgot akarsz jól csinálni, akkor csináld magad. Ha nagy dolgot akarsz és nagy hatást elérni, akkor tanulj meg delegálni.”
A második témánk a „Lean az adminisztratív folyamatokban” címet viselte. Itt példákat és jó gyakorlatokat gyűjtöttünk a nem gyártási környezetben alkalmazottt lean szemléletű működésről. Könyvelőcég, banki példák, de például az Aldi működési stratégiája is átbeszélésre került – ahol az értékteremtést és veszteségcsökkentést tudatosan felépített folyamatok támogatják. A téma túl „nagynak” bizonyult egy Lean Coffee beszélgető körhöz – jövőre tervezünk Warm-up témaként foglalkozni vele.
Lean Coffee 2022!
Köszönjük az egész éves támogatást és részvételt – 2022-ben folytatjuk! Az év első Lean Coffee találkozója 2022. január 05.-én lesz, témája a TPM- Teljeskörű termelékeny karbantartás. A Leannovation Training Centerbe szeretettel várjuk a Kecskemét és Debrecen Lean Coffee közösségek résztvevőit is egy LTC látogatással összekötött közös estére!
Váthy Edit – Leannovation Egyesület, elnök