Már az egyetemi éveim alatt is foglalkoztatott az a kérdés, hogy mi a kulcsa a sikeres lean bevezetésének? Hogyan lehet az, hogy vannak vállalatok, akik hatékonyan alkalmazzák és vannak vállalatok, akik nem tudják beépíteni a mindennapi működésükbe a lean szemléletet, habár látszólag ugyanazt az eszközkészletet használják? Van-e olyan állapot, amikor magabiztosan hátradőlhetünk és kijelenthetjük, hogy sikeresen bevezettük a lean-t a vállalatunknál?
Több éve folyamatosan teszem fel ezeket a kérdéseket vezetőknek, elismert szakembereknek, megrögzött lean harcosoknak, lelkes oktatóknak, tanácsadóknak, egyetemi professzoroknak és magamnak is. A válasz egyben kiábrándító és lelkesítő. Nincs olyan, hogy sikeres bevezetés utáni hátradőlés, viszont olyan van, hogy stabil lean eszközökre építkező folyamatos fejlesztésre való igény megteremtése és fenntartása minden egyes nap. Számos szakirodalom bemutatta már, hogyan érdemes megtervezni és rendszerben üzemeltetni az egyes lean eszközöket, sok sikertörténettel találkozhatunk itthon és nemzetközi környezetben. Mára elfogadottá vált az a nézet is, miszerint ahhoz, hogy sikeres lean transzformáció jöhessen létre, ahhoz kultúrába ágyazott lean szemlélet szükséges.
Tegyük fel, hogy rendelkezésünkre áll “Az Ideális” környezet a lean transzformációhoz: a vezetők elkötelezettek, a céljainkhoz szükséges összes eszköz bevezetésre került, rendelkezünk a megfelelő erőforrásokkal pénzben, időben és elhivatott szakemberekben. Minden és mindenki a helyén van. A meghatározott összes KPI jelzi, hogy haladunk a kitűzött céljaink felé. Ritkán van ilyen állapot, talán csak a mesékben, de azért tegyünk egy próbát, hogy elképzeljük. Ebben “Az Ideális” esetben kezdetben örülünk, viszont lassan mindennapi rutinná válnak a feladatok. A kreativitás, a lelkesedés az új ötletekre csökken, hiszen nincs rájuk szükség, míg nem bekövetkezik egy nem várt változás. Új vezetőt kap a vállalat, új versenytársak lépnek be a piacra, szakemberek elvándorolnak, a beszállítók nem teljesítenek. Ideális állapot ide vagy oda, reagálnunk kell méghozzá gyorsan és hatékonyan. Tehát, nem az a kérdés, hogy hogyan érhetjük el “Az Ideális” állapotot, hanem az hogy hogyan közelíthetünk egy olyan állapot felé minden egyes nap, ami biztosítja számunkra a folyamatos fejlesztést a veszteségeink minimalizálása által. Vagyis hogy hogyan érhetjük el a lean szemléletet? Milyen állapotban lehetséges ez? Hogyan tartsuk fenn a figyelmünket, hogy észre vegyük a mindennapi történéseket, a fejlesztési lehetőségeket vagy éppen a veszteségeket? Hogyan reagáljunk a lehető legrugalmasabban és legkevésbé stresszesen a változásokra? Többek között erre a két kérdésre keresi a választ a mindfulness tudománya is.
A mindfulness (tudatos jelenlét), ahogy az előző cikkben is írtam egy olyan állapotot jelent, ahol a cselekvés üzemmód helyett a létezés üzemmódé a főszerep. Ahol nem kell megfelelnünk, ahol nincsenek elvárásaink és előítéleteink, ahol megélhetjük a pillanatot, úgy ahogy történik. Mindfulness gyakorlása közben figyelmünk éber, tudatunk nyitott és elfogadó. Tudományosan bizonyított, hogy rendszeres gyakorlásával növelhetjük a fókuszálási képességünket és a stressz tűrő képességünket, ami mind a munkánk mind pedig a magánéletünkben értékes lehet.
Hogyan kapcsolódik mégis a mindfulness a lean szemlélethez? A mindfulness ugyanúgy, ahogy a value stream mapping során Mike Rother és John Shook által definiált “Learning to see” metódus megtanít látni azt, ami éppen történik, akkor, amikor az történik. Megtanít arra, hogy tudatos szemlélők lehessünk, ne kapcsoljon be az automata üzemmód vagy a pszichológiában jól ismert üss vagy fuss reakció. Elfogadóak és kíváncsiak vagyunk a történésekre. Fókuszunkat a jelen pillanatra irányítjuk. Ebben az állapotban lehetőségünk van felmérni a folyamatainkat, ítélkezés és elvárások nélkül elemezni azokat.
Ilyenkor fókuszáltak vagyunk, nem töprengünk azon, hogy „miért nem működnek már megint a folyamataink”, nem stresszelünk azon, hogy „ha így haladunk ezen a héten sem fogjuk elérni a kitűzött célokat”, és nem kerítenek hatalmába olyan gondolatok, hogy „jól van ez így, hiszen mindig is így csináltuk”, hanem csak a jelen állapotra összpontosítunk lehetőséget teremtve arra, hogy észrevegyük a történéseket.
Ez az az állapot, amire a leginkább szükségünk van egy genbán, hiszen ahogy Shigeo Shingo, a világ egyik vezető Toyota Termelési Rendszer (TPS) szakértője mondta „A legveszélyesebb veszteség az a veszteség, amit nem veszünk észre”.
Ez az az állapot, amire leginkább szükségünk van egy kaizen folyamat során is, hiszen azáltal, hogy a jelen pillanatra fókuszálunk, alapot teremtünk arra, hogy úgy tekintsünk a dolgokra, mintha először látnánk őket. Ez a szemléletmód pedig lehetőséget teremt új kapcsolódási pontok felismerésére és új lehetőségek meglátására.
Ez az az állapot, amire szükségünk van a mindennapi hatékony munkavégzésünkkor, hogy a feladatainkra tudjuk koncentrálni anélkül, hogy a stressz miatt vagy a szétszórt gondolataink miatt értékes időt és erőforrásokat veszítenénk.
Ezt az állapotot a mindful állapotnak, magyarul tudatos vagy éber állapotnak nevezzük, amit a mindfulness, vagyis a tudatos jelenlét rendszeres és következetes gyakorlásával sajátíthatunk el. Azzal, hogy megtanulunk tudatosan a jelenben lenni segít, hogy a körülöttünk és bennünk lévő történéseket észrevegyük, mellékhatásaként pedig egy nyugodt és elfogadó attitűd keletkezik, rengeteg energiát megspórolva, amit a vélt vagy valós veszélyek miatti állandó stressz vagy szorongás miatt érzünk.
Maga a mindfulness, ahogy a lean is egy népszerű fogalom manapság sok félreértéssel. Az egyik ilyen félreértés, hogy instant megoldást kínál minden problémára. Ugyanúgy ahogy egy lean transzformáció során is szükségesek a stabil alapok, a jól definiált kis lépések, a rendszeres és következetes alkalmazás nincs ez máshogy a mindfulness-el sem. Ahogy a lean sokkal több, mint szépen felrajzolt 5S protokollok vagy value stream mapping-ek, a mindfulness is sokkal több, mint egyszerű légzőgyakorlatok sorozata. Ahhoz hogy valóban hosszú távon is tudatában legyünk a jelen állapotnak és élvezhessük annak minden előnyét kitartó munkát igényel minden egyes nap. A légzőgyakorlatok vagy a rövid meditációk is egy-egy eszköz a palettán, akárcsak egy lean eszköz, ami egy nagyobb egésznek az elengedhetetlen része.
Ugyanúgy ahogy lean-el, a mindfulness-el is egy véget nem érő utazáson vehetünk részt, ami támogatja a folyamatos fejlődést és a személyes növekedést. És ahogy, azt a lean szemléletnél is megállapítottuk, nincs olyan, hogy sikeres bevezetés utáni hátradőlés, viszont olyan van, hogy stabil mindfulness eszközökre építkező tudatos jelenlét megteremtése és fenntartása minden egyes nap.
Egynapos Mindfulness mérnök nyelven tréningünkről ITT.
Lean és mindfulness kapcsolatáról bővebben ITT.
Mindfulness tudományáról és mindennapi alkalmazásáról ITT.
Sztakhó Nikolett – tréner, szervezet és folyamatfejlesztő, a Let it slow alapítója